ترفندهایی برای مفید‌تر شدن جلسات

رای دهی: 5 / 5

فعال سازی ستارهفعال سازی ستارهفعال سازی ستارهفعال سازی ستارهفعال سازی ستاره
 

Effective-Meeting.jpg

  • ترجمه: مهدی سریرچی

از برگزاری جلسات غیرمتمرکز که بهره‌وری تیم‌های شما را نابود می‌کند، اجتناب کنید. تعداد زیادی از جلسات تجاری نوعی اتلاف وقت هستند. حاضران در جلسه صحبت‌های یکنواخت و کسل‌کننده‌ای را بیان می‌کنند که مقدار کمی از آن‌ها مفید هستند و بقیه هیچ کاربردی ندارند.

در ادامه برخی قوانین ساده بیان شده‌اند که با رعایت آن‌ها، جلسات شما مختصر و مفید خواهند شد.

  1. همه جلسات باید حتما دارای یک هدف مشخص باشند. تنها دلیل برگزاری یک جلسه این است که درباره مساله‌ای بحث و در خصوص اقدامات بعدی تصمیم‌گیری شود. اگر نمی‌توانید هدف خاصی برای یک جلسه بیان کنید، از برگزاری آن صرف نظر کنید.
  2. همه جلسات باید دارای یک «دستور جلسه متمرکز» باشند. محتوای دستور جلسه باید شامل هدف جلسه و چند (کم‌تر از 7) سوال باشد که فضای جلسه را از یک جلسه عمومی به سمت یک جلسه تخصصی پیش ببرد.
  3. هیچ جلسه‌ای نباید بیش‌تر از یک ساعت طول بکشد. یک ساعت تقریبا طولانی‌ترین زمانی است که بسیاری از افراد می‌توانند روی یک موضوع تمرکز داشته باشند. به همین دلیل اغلب کلاس‌های دانشگاه‌های معتبر نیز کوتاه‌تر از یک ساعت هستند. اگر سایر قوانین را مراعات کنید، رعایت این قانون از همه ساده‌تر است.
  4. تمام سوابق و مقدمات لازم برای جلسه از یک روز قبل در اختیار افراد قرار بگیرد. احتمالا همه افرادی که در جلسات شرکت می‌کنند می‌توانند بخوانند؛ پس دلیلی ندارد که همه مطالب را دوباره از طریق اسلاید و سخنرانی برای آن‌ها خلاصه و بازگو کرد.
  5. خلاصه مباحث گفته شده برای افرادی که با تاخیر به جلسه می‌آیند بازگو نمی‌شود. مجبور کردن افراد حاضر در جلسه برای بازگشت به عقب و شنیدن مجدد مباحث مطرح شده بسیار غیرحرفه‌ای است. اگر ضرورتی وجود دارد که افراد متاخر حتما باید در جلسه حضور داشته باشند، جلسه را به بعد موکول کنید.
  6. سخنرانی رسمی وجود ندارد. اگر هدف جلسه بحث پیرامون اطلاعاتی است که در سخنرانی بیان می‌شوند، متن سخنرانی مذکور ( همراه با یادداشت‌های ضمیمه) باید از قبل به شرکت‌کنندگان داده شود تا قبل از جلسه بخوانند.
  7. نتیجه جلسه مکتوب شده و در بین شرکت کنندگان توزیع شود. به این ترتیب ضمن آن که اهداف جلسه ملموس و قابل سنجش می‌شود، افراد حاضر در جلسه نسبت به دستاوردها (یا آن چیزی که احساس می‌کنند دستاوردهای آن است) احساس مسئولیت پیدا می‌کنند.

اگر فکر می‌کنید قوانین بالا غیرعملی هستند، برای دو هفته آن‌ها را امتحان کنید. اعتیاد خود را به جلسات بیهوده ترک کنید تا از حجم کارهای واقعی که انجام می‌شوند شگفت زده شوید.

logo-samandehi

آخرین آگهی